Kasus Flowchart

Flowchart Kasus

Siklus Produksi

Siklus produksi merupakan suatu kegiatan yang terdiri dari beberapa aktivitas-aktivitas produksi dalam memproduksi suatu barang seperti Perancangan Produk,Perencanaan dan Penjadwalan,Operasi Produksi,dan Akuntansi Biaya. Dalam siklus produksi ini ada tipe dan jumlah barang yang akan diproduksi serta transaksi dan peristiwa yang terkain dalam proses produksi. Siklus Produksi ini juga merupakan rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

  Aktifitas-aktifitas dalam siklus produksi

 

v  Design Produk

–      Mendesain produk yang memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, fungsi, dan      meminimalkan biaya produksi

–      Aktivitas ini menciptakan dua dokumen utama:

•       Daftar bahan baku (BOM)

•       Daftar operasi (Routing)

Daftar bahan baku(BOM)yang menyebutkan nomor bahan baku,deskripsi,serta jumlah masing- masing komponen bahan baku yang digunakan dalam unit produk jadi.

Daftar operas(routing) yang menyebutkan kebutuhan tenaga kerja dan mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk tersebut.daftar operasi kadang kala disebutkan lembar pergerakan karena menunjukan bagaimana sebuah produk bergerak disepanjang pabrik,menyebutkan apa yang dilakukan di setiap langkah dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan oleh aktifitas tersebut.

v  Perencanaan dan penjadwalan

Tujuan langkah ini yaitu menegembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

Dua metode perancanan produksi yang umum yaitu perencanaan sumber daya produksi(manufacturing resource planning=MRP-II) dan sistem produksi just in time. MRP-II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan. Sistem MPR-II sering disebut push manufacturing,karena barang diproduksi sebagai ekspektasi atas permintaan pelanggan.

Sedangkan tujuan just int time adalah meminimalkan atau meniadakan bahan baku barang dalam proses dan baran jadi. JIT sering disebut pull manufacturing karena barang diproduksi sebagai permintaan pelanggan. Secara teoritis sistem JIT hanya berproduksi sebagai tangapan atas pesanan pelanggan. Dalam prakteknya kebanyakan sistem produksi JIT mengembangkan rencana produksi jangka pendek.

Dokumen,formulir dan produksi

o          Jadwal induk produksi (MPS)

o          Permintaan bahan baku

o          Kartu perpindahan

Jadwal induk produksi(Master produksi schedule-MPS) menspesifikasikan seberapa banyak produk yang akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan. Informasi mengenai pesanan pelanggan,prediksi penjualan dan tingkat persediaan barang jadi digunakan untuk menetapkan tingkat produksi.

Permintaan bahan baku mengsahkan pengeluaran jumah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang ke lokasi pabrik,tempat bahan tersebut dibutuhkan. Dokumen ini berisi no produksi perintah,tanggal pembuatan,dan berdasarkan pada daftar bahan baku yang dibutuhkan. Perpindahan sekanjutnya dari bahan bakua disepanjang pabrik akan didokumentasikan dalam kartu perpindahan yang mengidentifikasi bagian-bagian yang dipindahkan lokasi perpindahannya, serta waktu perpindahan.

 

v  Operasi produksi

 

Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah produksi actual dari produk. Cara aktifitas ini dicapai sangat berbeda dengan di berbagai perusahan. Perbedaan tersebut berdasarkan jenis produk yang diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan digunakan dalam proses produksi. Hal ini Berkaitan dengan TI yang dipakai. Penggunakan berbagai bentuk TI dalam proses produksi,contoh Robot dan mesin yang dikendalikan Oleh Komputer disebut sebagai Computer integrated manufacturing(CIM). CIM dapat secara signifikan mengurangi biaya produksi.

 

v  Akuntasnsi Biaya

tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?

1.      Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi

2.      Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.

3.      Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

dua jenis sistem akuntansi biaya itu?

a.       Harga pokok pesanan

b.       Harga pokok proses

 Perhitungan biaya pesanan membebankan biaya ke batch produksi tertentu,  atau pekerjaan tertentu.

 Perhitungan biaya proses membebankan biaya ke setiap proses, dan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi.

Pilihan perhitungan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metode yang digunakan untuk membebankan biaya-biaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan data.

Threats and Applicable Control Procedures yang dilakukan dalam setiap aktivitas produksi!

Proses / Aktifitas	Ancaman	Prosedur Yang Dapat di Terapkan Dalam
Desain Produk	Desain produk yang kurang baik	Perbaiki informasi tentang pengaruh desain produk atas biaya. Data terinci mengenai biaya jaminan dan produk.
Perencanaan dan penjadwalan	Kelebihan produksi atau kekurangan produksi Investasi yang tidak optimal dalam aktiva tetap	Sistem perencanaan produksi yang lebih baik Tinjau dan setujui perolehan aktiva tetap; pengendalian anggaran
Operasi produksi	Pencurian dan perusakkan persediaan dan aktiva tetap	Batasi akses fisik ke persediaan dan aktiva tetap Dokumentasikan semua perpindahan persediaan sepanjang proses produksi Identifikasi semua aktiva tetap Dokumentasi yang memadai dan tinjau semua transaksi yang melibatkan pembuangan aktiva tetap
Akuntansi Biaya	5.      Kesalahan pencatatan dan memasukkan data mengakibatkan data biaya yang tidak akurat.	Pengendalian edit entri data; penggunaan pemindai kode garis jika memungkinkan; rekonsiliasi jumlah yang tercatat dengan perhitungan fisik secara periodik
Ancaman umum	6.      Hilangnya data 7.      Kinerja yang kurang baik	Buat cadangan dan perencanaan pemulihan dari bencana; batasi akses ke data biaya. Pelaporan yang lebih baik dan tepat waktu.

 

Keterkaitan siklus produksi dengan siklus lainnya dalam proses bisnis !

Dengan siklus pendapatan,pengeluaran,siklus SDM,dan sistem buku besar dan pelaporan.

 

Sistem informasi siklus pendapatan memberikan informasi(pesanan pelanggan dan prediksi penjualan) yang digunakan untuk merencanakan produksi serta tingkat persediaan.  Sebaliknya sistem informasi siklus produksi mengirimkan informasi ke siklus pendapatan mengenai barang jadi yang telah dibuat dan tersedia untuk dijual.informasi mengenai kebutuhan bahan baku dikirim ke sistem informasi siklus pengeluaran dalam bentuk formulir permintaan pembelian. Sebagai gantinya sistem informasi siklus pengeluaran memberikan informasi mengenai  perolehan bahan baku dan informasi pengeluaran lain yang dimasukan kedalam overhead pabrik. Informasi mengenai tenaga kerja yang dibutuhkan akan dikirim ke siklus sumber daya manusia,yang selanjutnya akan memberikan data mengenai biaya dan ketersediaan tenaga kerja. Terakhir mengenai informasi mengenai harga pokok penjualan akan dikirim ke sistem informasi buku besar dan pelaporan.

 

Contoh Kasus

 

PT Gadjah Sakti adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang percetakan dengan menggunakan metode harga pokok pesanan. Pada bulan September 2004 perusahaan mendapat pesanan untuk mencetak kartu undangan sebanyak 2400 lembar dari PT Restu dengan harga yang dibebankan adalah Rp. 2000 per lembar ,- . Pada bulan yang sama perusahaan juga menerima pesanan sebanyak 100 spandoek dari PT Insani dengan harga Rp. 200.000 per buah.  Pesanan dari PT Restu diberi nomor  KU-01 dan pesanan dari PT Insani diberi nomor SP-02.

 

Data Kegiatan dan Produksi

 

1.      Pada tanggal 4 September 2004 dibeli bahan baku dan penolong dengan cara kredit yakni sebagai berikut :

 

Bahan baku

Kertas untuk undangan                                                            Rp. 1.350.000

Kain putih 600 meter                                                   Rp. 4.125.000

 

Bahan penolong

Bahan penolong  X1                                                    Rp. 300.000

Bahan penolong  X2                                                    Rp. 170.000

 

2.      Dalam pemakaian bahan baku dan penolong untuk mem proses pesanan KU-01 dan SP-02 diperoleh informasi sebagai berikut :

 

Bahan baku kertas dan bahan penolong X2 digunakan untuk memproses pesanan no KU-01, sedangkan bahan baku kain dan bahan penolong X1 dipakai untuk memproses pesanan no SP-02

 

3.      Untuk penentuan biaya tenaga kerja yang dikeluarkan oleh departemen produksi menggunakan dasar jam tenaga kerja langsung dengan perhitungan sbb;

 

Upah langsung untuk pesanan KU-01 180 jam a. Rp.5000 dan upah langsung untuk  pesanan SP-02 menghabiskan sebanyak 1000 jam  a. Rp.5000,-. Se- dangkan untuk upah tidak langsung adalah Rp. 2,9 juta.

Untuk gaji karyawan Bagian pemasaran dikeluarkan sebesar Rp. 7.500.000,- dan gaji karyawan administrasi dan umum Rp. 4.000.000,-

 

4.      Pencatatan Biaya Overhead Pabrik. Perusahaan dalam hal ini menggunakan tarif BOP sebesar 160 % dari biaya tenaga kerja langsung, baik pesanan KU-01 dan SP-02.

 

Biaya overhead pabrik sesungguhnya terjadi dalam kaitannya dengan pesanan di atas, adalah sebagai berikut

 

Biaya pemeliharaan gedung                              Rp.    500.000

Biaya depresiasi gedung pabrik                                    Rp. 2.000.000

Biaya depresiasi mesin                                                 Rp. 1.500.000

Biaya pemeliharaan mesin                                Rp. 1.000.000

Biaya asuransi gedung pabrik dan msn                        Rp.    700.000

 

5.      Pencatatan harga pokok produk jadi. Berdasarkan informasi untuk pesanan no KU-01 telah selesai dikerja kan

 

6.      Pencatatan harga pokok produk dalam proses. Berdasarkan informasi diketahui bahwa untuk pesanan no SP-02 masih dalam proses penyelesaian. 

 

7.      Pencatatan harga pokok produk yang dijual. Pesanan no KU-01 telah diserahkan kepada pemesan. Dan dari penyerahan tersebut pemesan akan membayar dengan cara kredit.

 

Ancaman yang kemungkinan akan timbul pada kasus diatas yaitu kemungkinan adanya kesalahan dalam pencatatan dan masukan data yang kemungkinan tidak akurat. Prosedur pengendalian terbaik adalah dengan mengotomasikan pengumpulan data  dengan menggunakan pemindai  kode garis,pembaca kartu dan alat lainnya. Ketika  semua hal itu tidak memungkinkan untuk dilakukan,terminal on line haras digunakan untuk entri data. Passwor dan ID pemakai harus digunakan untuk akses hanya ke pegawai yang berhak saja.

 

Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran

Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran

v  Pengertian Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

v  Tujuam Siklus Pengeluaran

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi:

1.      Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan.

2.      Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar.

3.      Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan.

4.      Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar.

5.      Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat.

6.      Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha.

7.      Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi.

8.      Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh.

v  Fungsi Siklus Pengeluaran

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari:

1.      Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut.

2.      Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang.

3.      Memastikan validitas kewajiban pembayaraan.

4.      Menyiapkan pengeluaran kas.

5.      Mengelola utang usaha.

6.      Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum.

7.      Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan.

v  Sistem Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi:

·         Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer.

·         Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

·         Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.

·         Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.

·         Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas:

1.      Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.

2.      Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.

3.      Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.

4.      Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.

5.      Faktur Penjualan (Invoice)

Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

Prosedur transaksi pembelian mencangkup:

·         Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian

·          Bagian pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

·         Bagian pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

·          Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

·          Bagian penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

·         Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

·         Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada bagian akuntansi.

·         Bagian akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

v  Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun demikian jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah:

1. Bukti kas keluar

Tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uanh tunai, seperti  pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran hutang atau pengeluaran-pengeluaran lainnya.

2. Cek

Salah satu sarana yang digunakan untuk menarik atau mengambil uang direkening giro.

3. Permintaan cek           

Sistem Manual Pengeluaran Kas:

1.  Bagian utang usaha

Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.

2. Bagian pengeluaran kas

Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.

3.  Bagian buku besar

Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas.

Tugas Per divisi:

·         Departemen Persediaan

1.      Mengecek persediaan

2.      Mencatat persediaan yang rusak

3.      Membuat daftar persediaan barang rusak dan mengumpulkan barang yang rusak.

4.      Menyerahkan ke bagian manajer persediaan

·         Manajer Persediaan:

1.      Melakukan pengecekkan

2.      Departemen Pembelian

3.      Membuat surat retur dan menyerahkan ke supplier Supplier

4.      Menyiapkan barang retur / uang pengganti barang retur

5.      Menyiapkan bukti pengembalian retur

·         Bagian penerimaan: 

1.       Mengecek barang retur

2.       Mencatat penerimaan barang retur

3.       Membuat laporan penerimaan retur dan menyerahkan barang ke bagian persediaan

·         Bagian persediaan

1.       Melakukan pengecekan kembali

2.       Manajer Persediaan

3.       Membuat catatan penerimaan barang retur

4.       Menyerahkan laporan ke bagian akuntansi

·         Bagian Akuntansi

1.      Membuat laporan penerimaan barang retur

·         Pimpinan

1.       Memeriksa dan megesahkan laporan penerimaan barang retur

v  Retur Pembelian

Bila barang dagangan atau barang lain yang sudah dibeli kemudian dikembalikan lagi atau penyesuaian harga sedang diusahakan. Biasanya pembeli akan mengadakan hubungan dengan penjuala secara tertulis. Keterangan mengenai hal itu dapat dinyatakan melalui surat atau dapat juga digunakan Memo Debit atau Nota Debit.

• Contoh Memo Debit atau Nota Debit

 Debitur mungkin menggunakan tembusan dari Memo Debit tersebut sebagai dasar untuk pencatatan, atau menunggu jawaban dari kreditu yang biasanya akan berbentuk Memo Kredit atau Nota Kredit

Ø Flowchart Retur Pembelian

Ø Prosedur retur pembelian suatu perusahaan:

·         Vendor mengirim barang yang telah di order oleh perusahaan ke bagian penerimaan barang disertai nota pembelian yang akan dicatat oleh bagian akuntansi persediaan.

·         Oleh bagian penerimaan barang, barang tersebut dicek apakah sesuai dengan pesanan. Karena tidak sesuai, bagian penerimaan barang membuat Surat Permohonan Retur Pembelian (SPRP). SPRP diberikan ke bagian akuntansi persediaan, sedangkan barangnya diberikan ke bagian gudang.

·          Di bagian akuntansi persediaan, SPRP dan Nota Pembelian digabungkan untuk membuat Memo Debit yang digunakan sebagai dasar pencatatan barang yang akan di retur.

·         1 Memo Debit diberikan ke bagian gudang, bersama dengan barang lalu bagian gudang membuat Catatan Pengeluaran Barang (CPB) yang dibuat arsip oleh bagian gudang. Dan barang retur dikirim ke vendor bersama dengan Memo Debit.

Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan jika pengolahan data transaksi dilakukan secara manual (tidak menggunakan alat bantu computer), maka catatan yang diselenggarakan adalah sebagai berikut:

1. Buku jurnal, yang mencakup:’

a.       Register voucher, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara kredit.

b.      Jurnal memorial, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat transaksi pengembalian barang yang dibeli atau perolehan potongan pembelian.

c.       Register kas, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas, baik untuk pembelian tunai maupun pelunasan utang.

2. Rekening pembantu piutang dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat piutang kepada setiap pelanggan.
3. Rekening buku besar, yaitu:

a.       Utang dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat bertambahnya utang karena pembelian kredit, dan berkurangnya utang dagang karena pelunasan atau adanya retur dan potongan pembelian.

b.      Kas, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat berkurangnya kas karena adanya pembelian tunai atau pelunasan utang dagang.

v  Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Berbasis Komputer

·         Prosedur Permintaan Barang

Aktivitas Bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah permintaan barang atau suplais. Keputusan Kunci yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang akan dibeli, kapan dibutuhkan, dan berapa banyak yang akan di beli. Keputusan ini normalnya dibuat oleh fungsi pengawas persediaan (inventory control), meskipun informasi tentang kebutuhan barang diperoleh dari departeman pengguna barang. Permintaan Pembelian kadang-kadang juga di buat oleh siklus produksi atau dari fungsi penjualan yang menyampaikan informasi tentang back order.

·         Prosedur Pemesanan Barang

     Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah pemesanan suplais dan bahan baku. Aktivitas pembelian biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departeman pembelian.

Keputusan Kunci: Pemilihan Pemasok. Keputusan penting yang dibuat pada tahap ini adalah pemilihan pemasok dengan mempertimbangkan harga, kualitas, dan kualitas pengiriman. Komitmen terhadap kualitas dan pengiriman yang dimiliki oleh para pemasok sangat penting, terutama pada sistem JIT, karena keterlambatan pengiriman atau dalam pengiriman terdapat produk cacat dapat mengancam seluruh sistem. Sekali seorang pemasok terpilih untuk memasok sebuah produk,identitas pemasok tersebut akan menjadi badian dari atau dimasukan ke dalam file induk persediaan. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari proses seleksi pemasok ketika akan membeli barang yang sama di kemudian hari. Dengan cara ini, maka kinerja pemasok secara periodic dievaluasi untuk menentukan apakah pemasok tersebut masih dapat dipertahankan atau tidak. Evaluasi ini tidak hanya melibatkan masalah harga, namun juga kualitas produk yang dibeli dan kinerja pengiriman barang. Sistem Informasi Akuntansi yang baik, seharusnya juga dirancang untuk dapat menangkap dan menelusur informasi ini.

·         Prosedur Penerimaan Barang

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan. Departeman penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok. Selain barang diterima, kemudian dilaporkan ke manajer bagian gudang, untuk kemudian meneruskannya ke manajer pabrik. Departemen penyimpanan barang yang bertanggung jawab  kepada manajer bagian gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan barang. Informasi tentang tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan,untuk memperbarui catatan persediaan. Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah: (a) untuk menjamin bahwa semua penerimaan bahan baku, perlengkapan, dan aktiva lain yang dibeli telah diotorisasi kan (b) untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi.

·         Prosedur Pencatatan Utang

Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses persetujuan pembayaran faktur pembelian. Proses ini dilaksanakan oleh departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap direktur keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah untuk mancatat kewajiban membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini adalah faktur pembelian, catatan penerimaan barang, pesanan pembelian (open purchase order) dan file rincian pesanan pembelian(purchase order detail files).

Secara legal, kewajiban untuk membayar ke pemasok mulai timbul saat barang diterima.meskipun demikian,untuk alasan praktis, sebagian besar perusahaan mencatat utang setelah diterima dan disetujuinya faktur pembelian. Tujuan dilakukannya cara ini adalah untuk mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima layak di bayar.tentunya faktur pembelian dikatakan layak di bayar jika barang dan jasa yang dipesan benar-benar telah diterima oleh perusahaan. Untuk mencapai tujuan ini, diperlukan informasi dari bagian pembelian (berupa tembusan order pembelian) dan fungsi penerimaan barang (berupa laporan penerimaan barang. Tembusan order pembelian dari bagian pembelian menegaskan bahwa barang atau jasa yang tercantum dalam faktur pembelian benar-benar dipesan. Tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian gudang menegaskan tentang kuantitas dan kondisi yang diterima.

·         Prosedur Pengeluaran Kas

Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran faktur yang telah disetujui. Aktivitas ini, disebut dengan aktivitas pengeluaran kas, dilaksanakan oleh kasir, yang bertanggung jawab kepada manajer keuangan. Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini adalah untuk menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar. Input bagi aplikasi ini adalah catatan dari file voucher.

Keputusan kunci dalam prosedur pengeluaran kas adalah menentukan apakah perusahaan akan memanfaatkan fasilitas potongan yang tersedia atau tidak. Untuk membuat keputusan ini,dibutuhkan informasi anggaran kas jangka pendek. Dalam anggaran kas tersebut tergambar taksiran arus kas masuk dan arus kas keluar untuk satu periode tertentu di masa mendatang (biasanya satu tahun). Informasi yang tercantum dalam anggaran tersebut berasal dari berbagai sumber. Bagian piutang dagang memberikan proyeksi penerimaan kas. File utang dagang dan file order pembelian menunjukan potensi pembayaran kepada para pemasok, yang bermakna taksiran arus kas keluar di masa mendatang. Fungsi sumber daya manusia memberikan informasi tentang kebutuhan kas untuk pembayaran gaji karyawan.jika cukup anggaran kas menunjukan bahwa perusahaan membutuhkan kas dalam jumlah yang untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran kas,maka fasilitas potongan yang tersedia harus dimanfaatkan agar dapat diperoleh penghematan pengeluaran kas.

v  Tujuan, Ancaman dan Prosedur Pengendalian

Fungsi kedua dari SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengawasan dan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:

1.       Semua transaksi telah diotorisasi secara tepat

2.       Semua transaksi yang dicatat adalah valid (benar-benar terjadi)

3.       Semua transaksi yang valid dan telah diotorisasi telah dicatat

4.       Semua transasksi telah dicatat secara akurat

5.       Semua aktiva (kas, persediaan, data) dilindungi dari kemungkinan hilang atau dicuri

6.       Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

Dokumen dan catatan yang telah diuraikan sebelumnya memainkan peranan penting dalam pencapaian tujuan pengendalian ini. Dokumen yang sederhana, lengkap dengan instruksi pengisian yang jelas akan memudahkan pencatatan data transaksi yang efisien dan akurat. Jika perusahaan menggunakan dokumen elektronik, maka penggunaan prosedur pengendalian aplikasi yang tepat seperti cek validitas, cek field, dan sebagainya akan meningkatkan akurasi entry data. Penyediaan ruang khusus pada dokumen kertas dan dokumen elektronik untuk mencantumkan siapa yang membuat dan siapa yang mengkaji dokumen tersebut juga merupakan bukti bahwa sebuah transaksi telah diotorisasi secara tepat.

Selain kewajiban diatas perlu diperhatikan beberapa ancaman yang terjadi seperti:

·         Perminataan Barang

Tujuan utama proses permintaan pembelian adalah untuk memelihara pasokan seluruh kebutuhan bahan baku secara memadai. Dua ancaman yang muncul dalam mencapai tujuan ini adalah:

1.       Kehabisan barang.

Untuk mengatasi ancaman ini, perusahaan perlu menetapkan sebuah system pengendalian persediaan yang akurat. Metode pencatatan persediaan perpectual dapat digunakan untuk menjamin bahwa informasi tentang tentanf persediaan brang selalu terkini.

2.       Pembelian barang yang tidak diperlukan atau dalam jumlah berlebih.

Perusahaan harus selalu tanggap terhadap pembelian barang-barang yang kurang penting. Penyelenggaraan system persediaan perpectual dapat membantu menjamin validitas permintaan pembelian yang dibuat secara otomatis oleh system pengendalian persediaan.

·         Pemesanan Barang

Berikut ancaman dan prosedur pengendalian yang dapat diterapkan  untuk menanggulangi ancaman tersebut agar tidak terjadi.

3.       Pembelian barang dengan harga mahal.

Perusahaan berupaya untuk memperoleh harga yang wajar untuk  barang dan bahan baku yang dibelinya. Oleh karena itu, daftar harga untuk barang-barang yang sering dibeli harus disimpan dalam computer dan dikonsultasikan setiap kali memesan barang.

4.       Pembelian barang dengan kualitas rendah

Dalam upaya untuk memperoleh barang dengan harga yang rendah, perusahaan harus hati-hati terhadap kemungkinan terjadinya pembelian barang dengan kualitas rendah.

5.       Pembelian barang dari pemasok yang tidak sah

Pembelian barang dari pemasok yang tidak sah dapat menimbulkan berbagai persoalan. Barang yang diperoleh bisa saja berkualitas rendah atau harga barang terlalu tinggi (mahal).

6.       Suap

Suap adalah pemberian uang atau barang dari pemasok kepada petugas pembelian, dengan maksud untuk mempengaruhi pemilihan pemasok. Suap ini dapat berakibat diperolehnya barang dengan kualitas rendah atau dengan harga terlalu tinggi.

·         Penerimaan dan Penyimpanan Barang

Berikut ancaman pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan barang:

8.      Penerimaan barang yang tidak dipesan

Penerimaan barang kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok.

9.      Pencurian barang

Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan prosedur-prosedur pengendalian sebagai berikut. Pertama, barang harus disimpan dalam lokasi aman, dan akses ke lokasi tersebut dibatasi. Kedua, seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.

·         Persetujuan Faktur Pembelian

Berikut ancaman dan prosedur pengendalian untuk mengatasi ancaman tersebut diuraikan sebagai berikut:

10.  Kesalahan dalam faktur pembelian

Faktur pembelian yang diterima dari pemasok dapat mengandung berbagai jenis kesalahan, misalnya salah mencatumkan harga atau salah menjumlah.

11.  Pembayaran barang yang tidak diterima

Cara pengendalian terbaik untuk mengatasi pembayaran barang yang tidak pernah diterima adalah dengan membandingkan kuantitas yang tercantum di faktur pembelian dengan kuantitas yang tercantum dalam tembusan laporan penerimaan barang yang telah ditandatangani oleh karyawan yang menerima transfer barang dari departemen penerima barang.

12.  Kegagalan memanfaatkan fasilitas potongan

Ancaman ini menyebabkan perusahaan kehilangan banyak uang. Salah satu cara untuk menanggulangi ancaman ini adalah pengarsipan yang tepat dan cermat.

13.  Pembayaran faktur yang sama dua kali

Faktur yang sama dapat dibayar lebih dari sekali kaerna beberapa hal. Kemungkinan pertama, duplikat faktur dikirmkan setelah cek diposkan. Kemungkinan kedua, faktur pembelian terpisah dari dokumen lainnya dalam paket voucher.

14.  Kesalahan dalam pencatatan dan posting pembelian dan pembayaran

Kesalahan dalam pencatatan dan posting pembayaran kepada pemasok akan berakibat kesalahan dalam laporan keuangan dan laporan kinerja, yang pada gilirannya berakibat buruknya pembuatan keputusan. Untuk mencegah terjadinya hal tersebut, maka perusahaan harus menyelenggarakan pengawasan pemrosesan dan entry data yang memadai dan tepat.

·         Pembayaran Barang

Berikut ini diuraikan berbagai ancaman dan prosedur untuk mengatasi ancaman tersebut.

15.  Ketidaktepatan kas

Kas adalah aktiva yang mudah dicuri, oleh karena itu, akses terhadap kas dan blanko cek harus dibatasi. Untuk mengatasi hal ini, maka perlu dilakukan pemisahan fungsi yang memadai.

16.  Pencurian yang berhubungan dengan penggunaan EFT

Penggunaan EFT, baik individu maupun bersamaan dengan FEDI, membutuhkan tambahan prosedur pengendalian. Untuk itu, perlu digunakan password dan ID pemakai, dan secara periodic diganti.

·         Pengendalian Umum

17.  Kehilangan data

Data penting yang dimiliki oleh perusahaan harus dilindungi dari kehilangan. Salah satu cara yang dapat dipakai adalah memasang label internal dan label eksternal guna mengurangi kemungkinan terhapusnya data penting dan juga untuk menjamin bahwa file induk yang diperbarui alah file induk versi terbaru.

18.  Kinerja yang buruk

Tujuan pengendalian lain dalam siklus pengeluaran adalah mendorong efisiensi dan efektifitas kinerja aktifitas bisnis. Penyusunan dan pengkajian laporan kinerja merupakan cara yang efektif dalam pencapaian tujuan tersebut.